Osoby, które pierwszy raz muszą zmierzyć się z realizacją postawionego przed nimi projektu, mają często wrażenie, że projekty są podobne do zwykłych procesów czy operacji, wykonywanych przez pracowników firmy w ramach ich obowiązków. Różnica między projektem, codzienną pracą wydziałów lub poszczególnych osób w przedsiębiorstwie polega na tym, że operacje są ciągłe, a projekty tymczasowe i unikalne.

Budżet i terminy

Każdy projekt jest tymczasowym przedsięwzięciem podjętym w celu zaspokojenia określonej potrzeby i tym różni się od typowych działań firmy, że ma określony w czasie początek i koniec. Dodatkowo jego realizacja powinna prowadzić do osiągnięcia krótkoterminowych celów firmy, takich jak wypromowanie nowego produktu, rekrutacja osób do nowo tworzonego działu lub przeprowadzenie corocznych praktyk dla studentów i absolwentów uczelni.

Projekty spotyka się we wszystkich poziomach przedsiębiorstwa. Niektóre firmy i organizacje specjalnie zmieniają swoją strukturę, by jak najefektywniej osiągać swoje cele przy pomocy projektów. Duże firmy, takie jak Microsoft, Siemens, NASA i IBM stosują zarządzanie projektami do realizacji swoich innowacyjnych planów. Także organizacje rządowe i pozarządowe mają ściśle wytyczony rytm pracy, który wyznaczają dwa czynniki: budżet i czas.

Etapy projektu

Każdy projekt składa się z sześciu etapów: określenia potrzeb odbiorców, wyboru celu projektu, planowania, realizowania, kontrolowania i oceny projektu. Pomysł na projekt może pochodzić zarówno od zarządu firmy, jak i szeregowych pracowników lub menedżerów średniego szczebla. W większości organizacji pozarządowych projekty inicjowane są głównie ze strony jej członków, ale dla przykładu w agendach rządowych projekty są zwykle efektem strategii państwa w danym obszarze gospodarki. To, kto jest stroną inicjującą projekt, ma duży wpływ na jego budżet oraz losy w kolejnych etapach zarządzania projektem. Jeśli jest to zarząd firmy, należy się spodziewać z góry przyznanych pieniędzy na realizację celów projektu. Szeregowym pracownikom lub członkom stowarzyszeń pozarządowych pozostaje szukać źródeł pozyskania funduszy, czyli podmiotu nazywanego w zarządzaniu projektem sponsorem projektu.

Rysunek nr 1 przedstawia etapy projektu w kolejności chronologicznej. Kierunki strzałek oznaczają postępowanie prac w ramach projektu. Choć główny kierunek następowania po sobie etapów projektu należy czytać zgodnie z kierunkiem ruchu wskazówek zegara, to jednak w wielu sytuacjach konieczny jest powrót do poprzedniego etapu, aby dokonać stosownych poprawek. Jak widać, w prawie każdym przypadku może zaistnieć konieczność zmiany istniejących założeń i celów, zmiana planu lub sposobu realizacji projektu.

Rysunek nr 1. Etapy projektu

Co powinien wiedzieć menedżer projektu

Wiedzę oraz umiejętności z zarządzania projektem dzieli się na dziewięć obszarów:

• integracja zadań, czyli całościowe spojrzenie na projekt i uwzględnienie wszystkich możliwych czynności z nim związanych,
• zarządzanie zakresem zadań, co w praktyce oznacza umiejętność delegowania zadań i ustalania wzorców ich wykonania,
• zarządzanie czasem swoim i podwładnych, uznawane za jedną z ważniejszych umiejętności managera projektu,
• zarządzanie zaopatrzeniem, czyli podejmowanie decyzji w sprawach zakupów nowych urządzeń i wyszukiwania okazji wśród ofert dostawców,
• zarządzanie zasobami ludzkimi, a więc umiejętności budowania zespołu projektowego oraz sprawowania funkcji lidera tego zespołu,
• komunikacja międzyludzka,
• dbanie o jakość wykonania zadań projektowych,
• zarządzanie kosztami projektu,
• ocena ryzyka towarzyszącego realizacji projektu.

Zarządzanie projektem budzi często sprzeczne uczucia, a managerowie projektu stają przed dużymi wyzwaniami wynikającymi z presji czasu, wymagań sponsorów projektu, jasno określonego budżetu i kwalifikacji zespołów projektowych. Mimo tych trudnych warunków działania uważają oni, że podstawową zaletą tworzenia projektów w firmie lub organizacji jest to, że pozwalają one ustabilizować sposób pomiaru sukcesu, rozpoznawać rzeczywiste oczekiwania i potrzeby klienta oraz realizować strategiczne plany organizacji. Efektywnie zrealizowany projekt jest także źródłem satysfakcji dla nich samych z tworzenia czegoś niepowtarzalnego.

Olaf Flak

Autor jest adiunktem w Akademii Ekonomicznej w Katowicach. Przez 5 lat pracował w portalu rekrutacyjnym pracuj.pl, zdobył doświadczenie w Ford Motor Company w Kolonii. Zarządzał kilkoma ogólnopolskimi projektami dla studentów różnych uczelni. W pracy naukowej i szkoleniowej zajmuje się narzędziami menedżerskimi oraz konkurencyjnością przedsiębiorstw. Jest autorem informatycznego narz